Sección 01
Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de nuestros servicios es:
| Razón social | agencIA |
| Dominio web | agencIA |
| País | Colombia |
| Correo de privacidad | privacidad@agencIA |
| Marco legal | Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 (Colombia) |
Sección 02
Datos personales que recopilamos
Cuando un usuario interactúa con nuestros servicios a través de WhatsApp u otros canales digitales, podemos recopilar los siguientes datos:
| Dato | Origen | Obligatoriedad |
|---|---|---|
| Nombre completo | Proporcionado por el usuario | Opcional |
| Número de teléfono (WhatsApp) | Automático al iniciar conversación | Necesario |
| Correo electrónico | Proporcionado por el usuario | Opcional |
| Servicio de interés | Conversación con el agente IA | Opcional |
| Fecha y hora de mensajes | Automático | Técnico |
| Contenido de los mensajes | Conversación | Necesario para el servicio |
| Información de citas agendadas | Proporcionada durante la conversación | Necesario para el servicio |
| Canal de comunicación | Automático | Técnico |
Nota importante: No recopilamos datos sensibles como información financiera, datos de salud, origen racial o étnico, orientación sexual ni afiliaciones políticas o religiosas.
Sección 03
Finalidad del tratamiento
Los datos personales recopilados serán utilizados exclusivamente para las siguientes finalidades:
- Gestionar y responder consultas realizadas a través de WhatsApp u otros canales digitales
- Agendar, confirmar, modificar o cancelar citas y servicios solicitados
- Enviar recordatorios y confirmaciones relacionados con servicios contratados
- Mejorar la calidad de las respuestas del agente de inteligencia artificial
- Registrar el historial de conversaciones para dar continuidad al servicio
- Cumplir con obligaciones legales y regulatorias aplicables
- Enviar información relevante sobre los servicios solicitados (no publicidad no solicitada)
No utilizamos sus datos para venta a terceros, publicidad de terceros, perfilamiento comercial no relacionado con el servicio solicitado, ni para ninguna finalidad distinta a las indicadas en esta política.
Sección 04
Uso de WhatsApp Business API
agencIA utiliza la API oficial de WhatsApp Business proporcionada por Meta Platforms, Inc. para gestionar las comunicaciones con usuarios. Al iniciar una conversación a través de WhatsApp, usted acepta también las condiciones de uso y política de privacidad de Meta/WhatsApp.
| Aspecto | Detalle |
|---|---|
| Proveedor | Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business API) |
| Tipo de mensajes | Mensajes de sesión iniciados por el usuario y mensajes de plantilla aprobados por Meta |
| Cifrado | Extremo a extremo según política de WhatsApp |
| Opt-in | El usuario inicia la conversación voluntariamente |
| Opt-out | El usuario puede escribir "STOP" o "No deseo más mensajes" en cualquier momento |
| Política de Meta | https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy |
Consentimiento: Al enviar un mensaje a nuestro número de WhatsApp Business, usted otorga su consentimiento expreso para recibir respuestas automatizadas y de agentes humanos relacionadas con el servicio solicitado.
Los mensajes enviados a través de WhatsApp solo serán utilizados para responder a las consultas del usuario y gestionar los servicios solicitados. No enviaremos mensajes promocionales no solicitados ni compartiremos su número de teléfono con terceros con fines publicitarios.
Sección 05
Agente de inteligencia artificial
agencIA utiliza tecnología de inteligencia artificial para automatizar respuestas y gestionar conversaciones. Es importante que el usuario conozca cómo funciona este sistema:
- Automatización: Las respuestas iniciales pueden ser generadas por un agente de IA basado en modelos de lenguaje de OpenAI (GPT). El usuario puede solicitar atención humana en cualquier momento.
- Procesamiento de conversaciones: El contenido de los mensajes es procesado por los sistemas de IA para generar respuestas apropiadas. Este procesamiento se realiza en servidores seguros.
- Memoria de conversación: El agente mantiene contexto de la conversación durante la sesión activa para brindar una experiencia coherente.
- Google Calendar: Cuando se agenda una cita, los datos necesarios (nombre, fecha, servicio) son enviados a Google Calendar para crear el evento. Aplica la política de privacidad de Google.
- No toma de decisiones automatizadas con consecuencias legales: El sistema de IA no toma decisiones automáticas que tengan efectos legales significativos sobre los usuarios.
| Proveedor tecnológico | Uso | Política de privacidad |
|---|---|---|
| OpenAI | Generación de respuestas del agente IA | openai.com/policies/privacy-policy |
| Google Calendar API | Gestión de citas y eventos | policies.google.com/privacy |
| Chatwoot (self-hosted) | Plataforma de gestión de conversaciones | Alojado en servidores propios |
Sección 06
Base legal del tratamiento
El tratamiento de datos personales se realiza bajo las siguientes bases legales contempladas en la Ley 1581 de 2012 de Colombia:
- Consentimiento del titular: El usuario inicia voluntariamente la conversación y proporciona sus datos para obtener el servicio solicitado.
- Ejecución de una relación contractual: El tratamiento es necesario para prestar el servicio de agendamiento, consultas y atención solicitado por el usuario.
- Cumplimiento de obligaciones legales: En los casos en que la ley así lo exija.
- Interés legítimo: Para mejorar la calidad del servicio y garantizar la seguridad de las comunicaciones.
Sección 07
Conservación de datos
Los datos personales serán conservados durante los períodos indicados a continuación:
| Tipo de dato | Período de conservación |
|---|---|
| Historial de conversaciones | 12 meses desde la última interacción |
| Datos de contacto (nombre, teléfono) | Mientras exista relación de servicio activa + 2 años |
| Registros de citas | 2 años desde la fecha de la cita |
| Datos de facturación | 5 años (obligación legal contable) |
Transcurridos estos períodos, los datos serán eliminados de forma segura o anonimizados de manera que no permitan la identificación del titular.
Sección 08
Compartición con terceros
agencIA no vende, arrienda ni comercializa los datos personales de sus usuarios. Los datos únicamente podrán ser compartidos en los siguientes casos:
- Proveedores tecnológicos: OpenAI y Google para la prestación del servicio (ver sección 5), bajo acuerdos de confidencialidad y tratamiento de datos.
- Requerimientos legales: Cuando una autoridad competente lo exija mediante orden judicial o administrativa.
- Protección de derechos: Cuando sea necesario para proteger los derechos, propiedad o seguridad de agencIA , sus usuarios o terceros.
- Fusiones o adquisiciones: En caso de reorganización empresarial, los datos serán transferidos bajo las mismas condiciones de esta política.
Sección 09
Derechos del titular de los datos
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 de Colombia, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:
- Acceso: Conocer los datos personales que tenemos sobre usted y cómo los tratamos.
- Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
- Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos cuando no sean necesarios para las finalidades del tratamiento.
- Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades específicas.
- Portabilidad: Recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común.
- Revocación del consentimiento: Revocar el consentimiento otorgado en cualquier momento.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, envíe una solicitud a privacidad@agencIA indicando su nombre, número de teléfono asociado y el derecho que desea ejercer. Responderemos en un plazo máximo de 15 días hábiles.
También puede escribir "STOP" o "No deseo más mensajes" en nuestra conversación de WhatsApp para dejar de recibir comunicaciones automatizadas de inmediato.
Sección 10
Medidas de seguridad
agencIA implementa medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación:
- Cifrado HTTPS/TLS en todas las comunicaciones entre sistemas
- Servidores alojados en infraestructura segura con acceso restringido
- Control de acceso basado en roles para el personal interno
- Copias de seguridad periódicas de los datos
- Monitoreo de accesos y detección de actividades sospechosas
- Capacitación del personal en protección de datos personales
En caso de una brecha de seguridad que afecte sus datos, le notificaremos en los plazos establecidos por la normativa colombiana aplicable.
Sección 11
Menores de edad
Nuestros servicios están dirigidos a personas mayores de 18 años. No recopilamos intencionalmente datos de menores de edad. Si tiene conocimiento de que un menor ha proporcionado datos personales a través de nuestros servicios, por favor contáctenos para eliminar dicha información.
Si usted es menor de 18 años, no proporcione sus datos personales a través de nuestros canales de comunicación sin el consentimiento de sus padres o tutores legales.
Sección 12
Cambios a esta política
agencIA se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Los cambios entrarán en vigor inmediatamente después de su publicación en este sitio web.
Cuando realicemos cambios sustanciales, notificaremos a los usuarios a través de un mensaje en WhatsApp o por correo electrónico, si disponemos de dicho dato. La fecha de "última actualización" al inicio de este documento refleja cuándo se realizó la revisión más reciente.
El uso continuado de nuestros servicios tras la publicación de cambios constituye la aceptación de la nueva versión de esta política.
Sección 13
Contacto y reclamaciones
Para cualquier consulta, solicitud o reclamación relacionada con el tratamiento de sus datos personales, puede contactarnos a través de los siguientes medios:
Oficial de Protección de Datos — agencIA
Si considera que su solicitud no ha sido atendida satisfactoriamente, puede presentar una reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia, entidad encargada de velar por el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales.
Sitio web de la SIC: www.sic.gov.co